LOGO_Avtalsförvaltning_RGB


Uppdrag:
Projekt: Avtalsförvaltning i
Sandvikens kommun

Behov

Sandvikens kommun har effektiviserat sin upphandlingsprocess, infört e-handel och är nu redo att utveckla sin avtalsförvaltning. Man har sedan länge lyft inköp till att omfatta hela inköpsprocessen och att upphandlingen är en mindre del. Det gör det enklare att prata om avtalsförvaltning, för det är en naturlig del i inköpsprocessen.

Avtalsförvaltning innehåller aktiviteter som ger många positiva effekter; ekonomiska, kvalitet, bättre upphandlingar, bättre leverantörsrelationer, bättre arbetsmiljö – mer värde för skattepengarna. Sandviken vill ha dessa effekter och har idag inte egna resurser att driva utvecklingsarbetet.

Uppdrag

Uppdraget bestod i att göra en nulägesbeskrivning, driva arbetet med att prioritera aktiviteter och genomföra dem samt skapa en plan för uppdraget och vad som behöver ske efter uppdragets slut. Uppdraget genomfördes av vår konsult Ulrika, som arbetade nära utsedd projektgrupp och berörda medarbetare. Projektet startades 1 januari och avslutas 30 juni. Ulrika deltar som extern projektledare och genomförare till 50% under januari-april.
Projektets mål är ”Vi har ordning och reda på våra processer och arbetar enhetligt”.

  • Projektledning
  • Coachning och kompetensöverföring till utvalda medarbetare
  • Framtagande av övergripande plan för uppdraget
  • Förslag på styrning utifrån den målbild vi kommer fram till
  • Kvalitetssäkring av hur man arbetar med avtalsförvaltning idag
  • Framtagande av rutiner, processer, dokumentation och utbildning i det nya arbetssättet, baserat på best practice inom området
  • Utvalda aktiviteter, såsom fakturagranskning 
  • Förslag på fortsatt plan efter uppdragstidens slut.

Vårt arbetssätt är att lyssna in vad organisationen behöver och ge dem det de behöver, på den nivå de är - inte för mycket och inte för lite.

Genomförandet

Kommundirektören var noga med att vi skulle ha en bra grund att stå på. Därför inledde vi med en nulägesanalys. Bilden visar vårt arbetssätt. Från GAP-analysen som tydliggjordes när vi jämförde nuläge och målbild prioriterade vi 5 aktiviteter. Både lågt hängande frukter och strategiskt viktiga aktiviteter som ger effekt på längre sikt.

Modell för vårt arbete,

De utvalda aktiviteterna var

  1. Fakturagranskning av utvalda avtal – Stämmer faktura, beställningar och leverans överens? Om inte vad säger det och hur hanterar vi det internt och gentemot leverantören. Ulrika vägledde medarbetare i arbetet och granskade också fakturor.
  2. Kategorisering och klassificering av avtal – Tillsammans med inköpsfunktionen kategoriserades avtalen, en modell för klassificering av kommunens avtal togs fram, inköpskontorets medarbetare utbildades och håller nu på att klassificera sina avtal.
  3. Införande av förvaltningsplan – Den innehåller samtliga uppföljningsaktiviteter och leverantörsmöten. Med den får man kontroll över och kan styra uppföljningsarbetet för störst nytta och effekt. Inköpskontorets utbildades i hur man arbetar med förvaltningsplanen.
  4. Förslag ny beställarorganisation – Intervjuerna och enkätundersökningen gav mycket information. Så mycket att vi kunde ta fram ett förslag på ny beställarorganisation. Nästa steg för kommunen är att gå från förslag till beslut tillsammans med verksamheten och införa den.
  5. Utredning av egna utlägg. Kommunen har många egna utlägg, vilka hanteras som fakturor. Det medför en stor kostnad. Vad innehåller utläggen, hur kan inköpen göras på annat sätt och hur blir det lätt för medarbetarna att göra rätt. 
Resultatet
  • Fakturagranskningen var en ögonöppnare och gav mycket intressant information, förutom potentiell besparing i kronor.
  • Genom klassificeringen av avtalen, kommer vi att veta vilka avtal vi ska följa upp i första hand.
  • Alla arbetar enligt samma process – enhetlighet t ex vad gäller klassificeringsarbetet.
  • Förvaltningsplanen och den nya beställarorganisationen kommer att fördela ut uppföljningsarbetet på flera roller, vilket kommer att bli en stor skillnad jämfört med idag.
  • Vi är redo att sätta igång projektet ny beställarorganisation, med en stabil grund i enkätsvar och intervjuer, digitala studiebesök och arbete i projektgruppen.

Referensuttalande

Jag tycker att resultatet av varit mycket bra och tydligt gav oss både en bekräftelse på vad vi trodde att behovet är och en hjälp att fokusera och komma framåt i vårt arbete med att aktivt arbeta med avtalsförvaltning.
Arbetssättet med 50% tjänst tycker jag var bra. Det (och Ulrika) drev oss stadigt framåt i projektet, med betoning på stadigt. Inga tvära kast och plötsliga arbetsinsatser.

Min upplevelse, som projektledare, är att jag kunde tryggt luta mig tillbaka och ägna mig åt mina ordinarie arbetsuppgifter. Ulrika styrde oss väldigt bra och tydligt att genomföra många men små moment i projektet. Snabba sammanfattningar så att vi orkade avsluta och ta oss vidare till nästa.

Inköpschef Sandvikens kommun, Helena Wallbom

Tre tips
1. Avtalsförvaltning är ett stort område, välj ut några få saker och fokusera på dem, även om det tar tid. Med ett steg i taget kommer vi framåt.

2. Finn er/era eldsjälar och låt dem komma fram och bidra.

3. För oss var det helt rätt att ta in en konsult som kan området och har förslag på processer och rutiner. Om ni gör likadant, se till att ni har resurser hos er, som kan arbeta med konsulten och ta vid när denne slutar.

Vill du veta mer, kontakta

Ulrika Ajax 0702-66 05 66 ulrika.ajax@avtalsforvaltning.se