LOGO_Avtalsförvaltning_RGB


Uppdrag:
Avtalsförvaltning 2.0 
Transportstyrelsen

Behov

Transportstyrelsen har länge haft ett kategoristyrt arbetssätt. Hösten 2020 var man redo att ta nästa steg och ännu tydligare införliva avtalsförvaltning i sin anskaffningsprocess/inköpsprocess. Efter att ha kvalitetssäkrat avtalsförvaltningsprocessen inom IT och telefoni och säkerställt att den fungerade på önskat sätt, skulle den införas i de övriga kategorierna.  

Transportstyrelsen skapar en gemensam plattform för hela inköpsteamet och medlemmarna i kategoriteamen. Behovet bestod i en utbildningsinsats som är praktisk och konkret. Syftet var att alla ska ha samma grund att stå på samt att få stöd i sin utvecklingsprocess. När medarbetarna har ett starkt varför och de har rätt förutsättningar skapas ett hållbart arbetssätt.

Uppdrag

Uppdraget vi fick bestod i att ta fram en anpassad utbildning, som omfattar både grundläggande avtalsförvaltning, så att alla har samma plattform, att skapa förståelse för och få verktyg för att göra förändringen i processen att omfatta även avtalsförvaltning, anpassad utbildning baserat på kategoriernas behov, individuellt stöd vid införandet – från ord till handling samt uppföljning. (Uppföljningsdelen har ännu inte genomförts.)

Genomförandet

Vi började med att sätta oss in i Transportstyrelsens arbetssätt. Utifrån det, anpassade vi vår grundutbildning i avtalsförvaltning, så att vi utgick från deras nuvarande arbetssätt. För att skapa ett hållbart förändringsarbete, som en ny process/arbetssätt innebär, är det viktigt att medarbetarna förstår hur viktig deras insats är. De behöver ett starkt varför. Här använder vi modellen ADKAR.
Önskan från Transportstyrelsen var praktiskt och konkret. Därför blandade vi klassrumsutbildning med grupputbildning och individuellt stöd, så att alla får vad de behöver.

Förändringsutvecklingstrappan
Awareness – vi behöver förstå varför vi ska arbeta med avtalsförvaltning
Desire - vi behöver ha ett starkt eget varför
Knowledge - kunskap som i utbildning, mentorskap, samarbete
Ability - förmågan att arbeta på det nya sättet, se till att alla har vad de behöver
Reinforcement – förutsättningar att arbetet fortsätter t ex tid, stöd, utbildning, system.
Källa: Förändringsmodell ADKAR från Prosci
 

Resultatet
  • Alla medarbetare har samma grund att stå på
  • Medarbetarna är mer engagerade, för att de har ett starkt varför och har fått den typen av stöd de behöver för att kunna fortsätta utvecklingsresan
  • Alla arbetar enligt samma process – enhetlighet
  • Införandet sker stegvis, en kategori i taget

Referensuttalande

På Transportstyrelsen har vi tagit ett ”omtag” kring kategoristyrning och under hösten ville vi fokusera på den del som vi arbetat minst med; avtalsförvaltning. I detta har vi tillsammans med Ulrika och Karin tagit fram en utbildning i flera steg, där vi lagt mycket fokus på hållbar utveckling – vikten av ett starkt ”varför” för alla i verksamheten. Detta har skett genom en variation av föreläsning, gruppdiskussioner och arbete mellan de moduler vi genomfört, detta för att stå på samma grund och för att successivt kunna arbeta oss framåt. Det kommer krävas en hel del arbete, men ju längre vi kommer desto mer kommer vi att ha nytta av de olika delar som denna utbildning omfattat.

Ulrikas engagemang och vilja att anpassa utbildningen utifrån var vi befunnit oss och vad vi har haft för förutsättningar och verktyg har verkligen engagerat oss som grupp och skapat intresse för utbildningen. Trots rådande förutsättningar har vi genomfört utbildningen på ett sätt som känts naturligt och givande. Förmågan att lyssna och efterfråga våra kunskaper och arbete och anpassa innehållet i utbildningen till det har varit över förväntan! Jag kan varmt rekommendera dem!

 

Transportsytyrelsen, Kristina Lundin, inköpsstrateg. (Dåvarande tf inköpschef)

Tre tips
1.Säkerställ genom kvalitetssäkring, att den process ni avser införa, ger önskat utfall.

2. Lyssna på era medarbetare, de vet vilken typ av stöd de behöver.

3. Inför avtalsförvaltning stegvis, som Transportstyrelsen gjorde, en kategori i taget alternativt, en del i taget.

Vill du veta mer, kontakta

Kristina Lundin på Transportstyrelsen
kristina.lundin@transportstyrelsen.se
Ulrika Ajax 0702-66 05 66 ulrika.ajax@avtalsforvaltning.se