Uppdrag:
Avtalsförvaltning 2.0
Transportstyrelsen
Behov
Transportstyrelsen har länge haft ett kategoristyrt arbetssätt. Hösten 2020 var man redo att ta nästa steg och ännu tydligare införliva avtalsförvaltning i sin anskaffningsprocess/inköpsprocess. Efter att ha kvalitetssäkrat avtalsförvaltningsprocessen inom IT och telefoni och säkerställt att den fungerade på önskat sätt, skulle den införas i de övriga kategorierna.
Transportstyrelsen skapar en gemensam plattform för hela inköpsteamet och medlemmarna i kategoriteamen. Behovet bestod i en utbildningsinsats som är praktisk och konkret. Syftet var att alla ska ha samma grund att stå på samt att få stöd i sin utvecklingsprocess. När medarbetarna har ett starkt varför och de har rätt förutsättningar skapas ett hållbart arbetssätt.
Uppdrag
Uppdraget vi fick bestod i att ta fram en anpassad utbildning, som omfattar både grundläggande avtalsförvaltning, så att alla har samma plattform, att skapa förståelse för och få verktyg för att göra förändringen i processen att omfatta även avtalsförvaltning, anpassad utbildning baserat på kategoriernas behov, individuellt stöd vid införandet – från ord till handling samt uppföljning. (Uppföljningsdelen har ännu inte genomförts.)
Genomförandet
Vi började med att sätta oss in i Transportstyrelsens arbetssätt. Utifrån det, anpassade vi vår grundutbildning i avtalsförvaltning, så att vi utgick från deras nuvarande arbetssätt. För att skapa ett hållbart förändringsarbete, som en ny process/arbetssätt innebär, är det viktigt att medarbetarna förstår hur viktig deras insats är. De behöver ett starkt varför. Här använder vi modellen ADKAR.
Önskan från Transportstyrelsen var praktiskt och konkret. Därför blandade vi klassrumsutbildning med grupputbildning och individuellt stöd, så att alla får vad de behöver.
Förändringsutvecklingstrappan
Awareness – vi behöver förstå varför vi ska arbeta med avtalsförvaltning
Desire - vi behöver ha ett starkt eget varför
Knowledge - kunskap som i utbildning, mentorskap, samarbete
Ability - förmågan att arbeta på det nya sättet, se till att alla har vad de behöver
Reinforcement – förutsättningar att arbetet fortsätter t ex tid, stöd, utbildning, system.
Källa: Förändringsmodell ADKAR från Prosci
- Alla medarbetare har samma grund att stå på
- Medarbetarna är mer engagerade, för att de har ett starkt varför och har fått den typen av stöd de behöver för att kunna fortsätta utvecklingsresan
- Alla arbetar enligt samma process – enhetlighet
- Införandet sker stegvis, en kategori i taget
Referensuttalande
Ulrikas engagemang och vilja att anpassa utbildningen utifrån var vi befunnit oss och vad vi har haft för förutsättningar och verktyg har verkligen engagerat oss som grupp och skapat intresse för utbildningen. Trots rådande förutsättningar har vi genomfört utbildningen på ett sätt som känts naturligt och givande. Förmågan att lyssna och efterfråga våra kunskaper och arbete och anpassa innehållet i utbildningen till det har varit över förväntan! Jag kan varmt rekommendera dem!
Transportsytyrelsen, Kristina Lundin, inköpsstrateg. (Dåvarande tf inköpschef)