Uppdrag:
Nulägesanalys som tjänst

Kommunen har en strukturerad inköpsprocess, men avtalsförvaltningen fungerar inte riktigt. Man är oense om vad som ingår i avtalsförvaltning och vem som ansvarar för vad. Vart ska vi börja, ställs frågan till oss. Vårt svar är att undersöka nuläget. Inom kommuner och statliga verksamheter är det ofta många som gör inköp och som således borde ansvar för viss del av avtalsförvaltningen.
Vi använder nedanstående utvecklingstrappa när vi visar resultatet av nuläget. Det ger en tydlig bild av hur långt man har kommit.

Vi intervjuar valda medarbetare, så att vi får en bred och övergripande bild av hur man arbetar med avtalsförvaltning i organisationen. Ibland arbetar man på olika sätt och då samlar vi in de olika processerna och styrande dokumenten, så att vi får en överblick över detta. Finns olika fokus på uppföljningsaktiviteterna? Är avtalsdatabasen uppdaterad och lättanvänd? Hur ser spenden ut och vad säger den? Används system, undersöker vi nyttjandet av systemen. Det är vanligt att vissa delar inte ”ingår” eller ”räknas” in det vanliga arbetet, utan ligger som en extra arbetsuppgift vid sidan om. Har man strategisk höjd på sitt inköpsarbete?
Utvecklingstrappan och pusselbitarna är ramen för nulägesanalysen. Finns en målbild, tar vi också fram GAP:et, så att det blir tydligt vad som saknas för att avtalsförvaltningen ska fungera smidigt. Om man så önskar, ger vi förslag på vad vi anser vara ett lämpligt nästa steg. Nulägesanalysen presenteras för önskad målgrupp. Ibland vill kommunen ha fortsatt stöd som t ex bollplank eller projektledare. Oftare och oftare, väver vi in hållbar förändring i våra uppdrag. Anledningen till det är att det behövs engagerade medarbetare och ledning, fungerande arbetssätt, system och mål för att det ska bli ett hållbart arbetssätt.