LOGO_Avtalsförvaltning_RGB


Uppdrag:
Klassificering av avtal

Behov

Upphandlingscenter i Dalarna upphandlar för sju Dalakommuner och började under 2019 lägga större fokus på avtalsförvaltning. Upphandingsprocessen fungerar bra och man ville säkerställa att avtalen också fungerar bra. Behovet bestod i att få veta vilka avtal man ska lägga mer tid på. Alla kan inte vara lika kritiska och viktiga.

Uppdrag

Uppdraget bestod i att ta fram en modell för klassificering av avtal.

Lösningen

Vi beslöt att använda Kraljics modell. Den är väl beprövad och används av många. 10 kriterier valdes ut, som tillsammans visar hur viktigt avtalet är ur perspektiven storlek/värde/xxx och kritisk för verksamheten. Vi utbildade samtliga medarbetare i inköpsfunktionen och gjorde övningar för att man verkligen skulle känna att man behärskade modellen. Efter utbildningen fick varje upphandlare i uppdrag att klassificera sina avtal. Vi fanns med i bakgrunden som stöd och bollplank.

Resultatet
  • Enhetligt arbetssätt
  • De viktigaste och mest kritiska avtalen får flest avtalsförvaltningstimmar
  • UhC säkerställer att alla avtal är prioriterade och följs upp
  • Ett större arbete har satts igång för att engagera kommunerna i att göra sin del i avtalsförvaltningsarbetet. Mycket av avtalsuppföljningen ligger inom deras ansvar.

Referensuttalande

Text
Tre tips
1. När avtalen är klassificerade, undviker man att den som skriker högst får mest fokus

2. Gör klassificeringen tillsammans med era internkunder/sakkunniga

3. Följ upp efter ett år och se hur det fungerar. Behöver modellen revideras? Har vi för många uppföljningsaktiviteter på standardavtalen?

Vill du veta mer, kontakta

Ulrika Ajax 0702-66 05 66 ulrika.ajax@avtalsforvaltning.se