LOGO_Avtalsförvaltning_RGB


Uppdrag:
Utbildningsprogram

Behov

Transportstyrelsen har länge haft ett kategoristyrt arbetssätt. Nu är man redo att ta nästa steg och ännu tydligare införliva avtalsförvaltning i sin anskaffningsprocess/inköpsprocess. Efter att ha kvalitetssäkrat avtalsförvaltningsprocessen inom IT och telefoni och säkerställt att den fungerade på önskat sätt, var man redo att införa den i de övriga kategorierna.  

Transportstyrelsen var nu redo att skapa en gemensam plattform för hela inköpsteamet och medlemmarna i kategoriteamen. Behovet bestod i en utbildningsinsats som är praktisk och konkret. Syftet var att alla ska ha samma grund att stå på samt stöd i sin utvecklingsprocess. När medarbetarna har ett starkt varför och de har rätt förutsättningar skapas ett hållbart arbetssätt.

Uppdrag

Uppdraget vi fick bestod i att ta fram en anpassad utbildning, som omfattar både grundläggande avtalsförvaltning, så att alla har samma plattform, att skapa förståelse för och få verktyg för att göra förändringen i processen att omfatta även avtalsförvaltning, anpassad utbildning baserat på kategoriernas behov, individuellt stöd vid införandet – från ord till handling samt uppföljning. Uppföljningsdelen har ännu inte genomförts.  

Lösningen

Vi började med att sätta oss in i Transportstyrelsens arbetssätt. Utifrån det, anpassade vi vår grundutbildning i avtalsförvaltning, så att vi utgick från deras nuvarande arbetssätt. För att skapa ett hållbart förändringsarbete, som en ny process/arbetssätt innebär, är det viktigt att medarbetarna förstår hur viktig deras insats är. De behöver ett starkt varför. Här använder vi modellen ADKAR (Önskan från Transportstyrelsen var praktiskt och konkret. Därför blandade vi klassrumsutbildning med grupputbildning och individuellt stöd, så att alla får vad de behöver. Efter ca 1 år avser vi ha en uppföljning för att säkerställa att man fortsätter arbeta med avtalsförvaltning.

Resultatet
  • Alla medarbetare har samma grund att stå på.
  • Medarbetarna är mer engagerade, för att de har ett starkt varför och har fått den typen av stöd de behöver för att kunna göra sitt jobb.
  • Alla arbetar enligt samma process – enhetlighet.
  • Införandet sker stegvis, en kategori i taget.

Referensuttalande

Text
Tre tips
1. Säkerställ genom kvalitetssäkring att den process ni avser införa, ger önskat utfall.

2. Lyssna på era medarbetare, vilken typ av stöd de behöver.

3. Inför avtalsförvaltning stegvis, som Transportstyrelsen gjorde, en kategori i taget alternativt, en del i taget.

ADKAR
Awareness
– vi behöver förstå varför vi ska arbeta med avtalsförvaltning
Desire – vi behöver ha ett starkt eget varför
Knowledge – kunskap som i utbildning, mentorskap, samarbete
Ability – förmågan att arbeta på det nya sättet, se till att alla har vad de behöver
Reinforcement – förutsättningar att arbetet fortsätter t ex tid, stöd, utbildning, system.
Källa:

Vill du veta mer, kontakta

Ulrika Ajax 0702-66 05 66 ulrika.ajax@avtalsforvaltning.se