MOGNADSTRAPPAN
Basen
På första nivån, nyläge 1, är fokus att skapa ordning och reda, enhetlighet.
Alla inköp och upphandlingar resulterar i någon form av leverans, så det finns mycket att ha kontroll på.
På första nivån är fokus att skapa ordning och reda. Alla inköp och upphandlingar resulterar i någon form av leverans, så det finns mycket att ha koll på. Att inleda med en nulägesanalys, för att få koll på läget kring organisation, ansvar, processer, mallar, risker, gjorda inköp (spendanalys). Det går att utvidga denna till att även omfatta riskanalys och åtgärdsplan. Med koll på läget blir det enklare att skapa ordning och reda. Avtalen samlas i en avtalsdatabas, indelade i avtalsområden. Att klassificera avtalen är nästa steg – vilken nivå på uppföljning/förvaltning vill vi ha för respektive avtal.
Vi gör stickprov inom ett antal avtalsområden och gör fakturakontroll på ett bestämt antal fakturor per område. Det ger oss en tydlig indikation på vilket område som har störst utvecklingspotential.
Beställarna, de som gör inköpen, behöver ha kunskap om avtalen eller förstå vad man behöver veta för att kunna veta om de fått rätt pris, rätt kvalitet och leverans enligt ställda krav och villkor. Att utbilda dem är en viktig del för att skapa enhetlighet.
Med ordning och reda ökar möjligheterna för ledningen att arbeta strategiskt med inköp och tydligt visa hur avtalsförvaltning leder till verksamhetsnytta.
- Nulägesanalys (kan utökas med riskanalys och åtgärdsplan)
- Enkel spendanalys
- Internuppföljning, fakturakontroll av 10-30 fakturor inom x avtalsområden
- Avtalsdatabas där avtalen är fördelade per avtalsområde
- Beställarutbildning
- Uppföljning till ledningsgruppen
Grunden för avtalsförvaltning är lagd och vi är redo för nästa steg, att effektivisera avtalsförvaltningen.
Grunden för avtalsförvaltning är lagd och vi är redo för nästa steg, nyläge 2, att effektivisera avtalsförvaltningen. Nulägesanalysen indikerade sannolikt att delar i processen kan optimeras. Översyn av processer, mallar, plan för uppföljning och att avtalsförvaltningen finns med från upphandlingen genom hela avtalstiden. Systemanvändningen utvecklas. E-beställning, e-handel och e-faktura i ett flöde ger både effektivitet och högre säkerhet att det som köps stämmer med avtalade villkor.
Avtalen klassificeras i tre? nivåer. Nivån avgör hur mycket tid som ska läggas på avtalsförvaltningen. Detta avgörs i samband med upphandlingen. Här ingår också ökad dialog med leverantörerna.
Uppföljningsaktiviteterna pågår löpande; leveransuppföljning, leverantörsuppföljning, avtalsuppföljning, internuppföljning och spendanalys (inköpsanalys).
Den interna styrningen får mer fokus, för att nu finns det mer innehåll att styra efter. Nyckeltal har tagits fram och används löpande. Sanktioner vid avvikelser är en naturlig del.
För att uppnå önskad effektivitet, är kommunikation internt i organisationen och till leverantörerna viktig.
- Optimera arbetsflöden från behov till leverans (process, mallar, uppföljningsplan)
- Utveckla systemanvändningen
- Klassificera avtalen
- Intern styrning och sanktioner vid avvikelser; nyckeltal, inköpsstrategi
- Stöd i leverantörsrelationer
- Kommunikation
- Uppföljningsaktiviteter; Leveransuppföljning, leverantörs- och avtalsuppföljning, internuppföljning och spendanalys (inköpsanalys)
- e-handel och e-beställning
Värdeskapande uppnås tillsammans. Både mellan beställare och leverantör och internt inom organisationen.
Värdeskapande uppnås tillsammans. Både mellan beställare och leverantör och internt inom organisationen. Fokus riktas mot kundnytta och kundvärde – kundfokus. Goda relationer med leverantörer och avtal som ger utrymme för utveckling. Ständiga förbättringar, förmågan att göra rätt från början, produkt- och tjänsteutveckling, resursoptimera är tydliga beståndsdelar i denna fas.
- Verksamhetsmålen uppnås med hjälp av rätt leveranser, kostnadskontroll, risker
- Utvecklade leverantörsrelationer – tillsammans
- Utvecklad intern kompetens
- Tydlig och transparent tvärfunktionell intern dialog – kategoristyrt arbetssätt
Hör av dig så berättar vi mer hur vi kan stötta er.